Электронный документооборот

Система электронного документооборота - это совокупность программных и технических средств, а также организационных мер, обеспечивающих передачу отчетности по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) между организациями и налоговыми органами, Пенсионным фондом России (ПФР) и Фондом социального страхования РФ (ФСС РФ).

При использовании электронного документооборота конфиденциальность отчетной информации обеспечивает электронная цифровая подпись (ЭЦП). Это отменяет необходимость дублирования отчетов на бумаге (с реальной подписью), так как ЭЦП имеет полную юридическую силу в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Обязанность предоставления отчетности в электронном виде предусмотрена для налоговой отчетности и отчетности в ПФР и ФСС. Для бухгалтерской отчетности такой обязанности не возникает, поэтому сдачу бухгалтерской отчетности в электронном виде все организации осуществляют на добровольной основе. 

Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ налоговую отчетность в электронном виде обязаны представлять налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, вновь созданные организации, у которых численность работников изначально более 100 человек, а также крупнейшие налогоплательщики независимо от среднесписочной численности работников.

Что значит сдача отчетности в электронном виде? 

В пункт 4 статьи 80 "Налоговая декларация" Налогового Кодекса РФ (НК РФ) Федеральным законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ было внесено уточнение о том, что составление декларации в электронном виде предполагает использование только телекоммуникационных каналов связи (ТКС).

Таким образом, со 2 сентября 2010 года, даты вступления изменений в НК РФ, отчетность, представленная в налоговый орган на дискете или ином магнитном носителе (CD-диске, флэш-карте) не может считаться сданной в электронном виде.

Указанным законом была введена новая статья 119.1 "Нарушение установленного способа представления налоговой декларации (расчета)", согласно которой за нарушение порядка представления налоговой отчетности введена ответственность в виде штрафа в размере 200 руб.

Участники системы электронного документооборота

Согласно п. 2 Порядка представления отчетности в электронном виде, утвержденного Приказом МНС России от 02.04.2002 N БГ-3-32/169, участниками электронного документооборота являются:

  • налогоплательщик (или его представитель);
  • налоговый орган;
  • специализированный оператор связи.

Таким образом, для сдачи отчетности по ТКС необходимо заключить договор со специализированным оператором связи (СОС), который предоставит налогоплательщику программное обеспечение и ЭЦП.

В обязанности СОС входит оказание комплекса услуг, связанного с предоставлением и обновлением программного обеспечения для отправки отчетности по ТКС, обеспечение конфиденциальности информации и поддержка актуальных форматов налоговых деклараций и форм бухгалтерской отчетности.

Налогоплательщик может заключить договор с любым СОС, который имеет лицензии Минсвязи России на право предоставления услуг телематических служб и ФСБ России на право предоставления услуг в области шифрования информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, осуществления деятельности по распространению шифровальных средств и по техническому обслуживанию шифровальных средств.

При отсутствии вышеперечисленных лицензий у оператора связи должны быть договор с организацией или договоры с организациями, имеющими соответствующие лицензии.

Порядок предоставления налоговой отчетности в электронном виде 

Рассмотрим пошагово алгоритм действий налогоплательщика при сдаче отчетности при условии, что был заключен договор со СОС, оформлена ЭЦП и налогоплательщик использует бухгалтерскую программу, поддерживающую выгрузку отчетности в формате, утвержденном Федеральной налоговой службой России.

Налогоплательщик до предоставления отчета по ТКС должен предоставить в налоговую инспекцию доверенность на право подписи уполномоченным лицом (владельцем сертификата ключа подписи). При получении отчета налоговая инспекция проверит полномочия представителя в автоматическом режиме и если сведения отсутствуют, то отчет принят не будет.

Если соблюдены все вышеперечисленные условия, сдача отчетности по телекоммуникационным каналам связи выглядит следующим образом.

1. Формирование, проверка файла с отчетом и заверение его ЭЦП.

2. Отправка документа в налоговую инспекцию через оператора связи. Вместе с ним направляется документ "Информационное сообщение о доверенности, выданной представителю о наделении его полномочиями по исполнению обязанностей в налоговых органах".

3. Получение от оператора связи документа "Подтверждение даты отправки электронного документа" и отправка в течение суток в адрес оператора извещения о получении подтверждения.

4. Получение от налоговой инспекции через СОС документов по результатам проверки представленного отчета. Они должны прийти не позднее следующего рабочего дня. Это может быть "Сообщение об ошибке" или "Извещение о получении отчета", а также соответственно "Уведомление об отказе в приеме налоговой декларации (расчета) в электронном виде" или "Квитанция о приеме налоговой декларации (расчета) в электронном виде".

5. При получении от налогового органа через СОС квитанции о приеме налогоплательщик (представитель) не позднее следующего рабочего дня с момента получения информирует налоговый орган о получении такого документа.

6. После того, как данные отчета занесены в карточку налогоплательщика "Расчеты с бюджетом", налоговая инспекция не позднее следующего рабочего дня извещает об этом организацию отдельным электронным документом.

Дата предоставления налоговой декларации 

Согласно п. 4 ст. 80 НК РФ при передаче налоговой декларации (расчета) по ТКС днем ее представления считается дата ее отправки.

Пункт 5 Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по ТКС разъясняет, что под датой представления налоговой декларации в электронном виде является дата ее отправки, зафиксированная в подтверждении специализированного оператора связи.

Таким образом, налоговая декларация считается представленной в налоговый орган, если налоговый орган направил налогоплательщику квитанцию о приеме, при этом датой представления декларации считается дата, зафиксированная в подтверждении, полученном от спецоператора.

В случае если в ходе дальнейшей обработки декларации будут выявлены ошибки или несоответствия, налогоплательщик должен представить уточненную декларацию.

Действия налогоплательщика при отказе в приеме декларации

Налоговый орган может отказать в принятии декларации в следующих случаях:

  • документ не может быть расшифрован;
  • отсутствует ЭЦП или в наличии ЭЦП неуполномоченного лица;
  • реквизиты в документе не соответствуют реквизитам отправителя;
  • документ представлен не в том формате;
  • документ содержит ошибки в формате представления, т.е. в нем имеются арифметические ошибки.

При получении отказа в приеме декларации, налогоплательщик (представитель налогоплательщика) должен устранить ошибки и повторно представить налоговую декларацию с тем же признаком вида документа (первичная, корректирующая), который заполнялся при первичном направлении документа.

Сроки хранения отчетности в электронном виде

Отчетность в электронном виде и документы, подтверждающие ее получение налоговым органом, распечатывать не обязательно, но хранить необходимо в течение пяти лет на внешних носителях (дискетах или CD-дисках).

Формы налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде, представленные в соответствии с требованиями, установленными законодательством, являются оригиналами, имеют юридическую силу, подлежат хранению и могут использоваться в качестве доказательств в суде, а также при рассмотрении споров в досудебном порядке. При этом все документы в электронном виде необходимо хранить с электронной цифровой подписью. 

Предоставление отчетности в электронном виде 

Преимущества:

  • исключение ошибок в заполнении отчетности, так как при формировании файла с отчетностью программой осуществляется проверка актуальности версии заполняемой формы и форматы представления информации в электронном виде своевременно обновляются;
  • существенная экономия времени: отправить отчетность можно в любое время, не зависимо от времени работы налоговых инспекций и почты;
  • налогоплательщик оперативно получает информацию о доставке и приеме отчетности налоговым органом, при этом сохраняется конфиденциальность отправленной отчетности;
  • минимизация технических ошибок, которые могут возникнуть при обработке информации налоговым органом.

Недостатки:

  • необходимость иметь определенную техническую базу (компьютер, подключение к сети Интернет, соответствующее программное обеспечение);
  • ограничение к доступу сети Интернет, из-за которого сдать отчетность в положенный срок не удастся;
  • необходимость в некоторых случаях дублирования отчетности на бумажном носителе со штампом налогового органа.